Cách viết Thông cáo báo chí

[ST]Đối với các bạn bước đầu tiếp xúc với lĩnh vực truyền thông, viết thông cáo báo chí (TCBC) là yêu cầu căn bản cần phải biết. Bài viết sau đây chia sẻ cách viết TCBC về các sự kiện xã hội, thiện nguyện do các bạn sinh viên tổ chức.

Thông cáo báo chí (TCBC) là gì và tại sao chúng ta phải viết TCBC? TCBC là một trong những công cụ để chúng ta chuyển thông tin tới các nhà báo, còn được gọi là Press Release. TCBC là bài viết mang thông tin chính thức của một doanh nghiệp, tổ chức, hiệp hội, cá nhân,… gửi đến các cơ quan thông tấn báo chí. Nhờ đó, các cơ quan truyền thông này giúp công ty, tổ chức… đưa tin về sự kiện, hoạt động hay kết quả mà đơn vị gửi TCBC muốn công chúng biết. TCBC còn được xem là cầu nối giữa PR với giới truyền thông và công chúng.

Bố cục của TCBC, gồm 7 phần:

1. Nguồn tin: Tên, địa chỉ, thông tin liên lạc của tổ chức, cá nhân ra TCBC: thường là logo và tên của tổ chức/CLB, giúp phóng viên (PV) khi nhìn vào có thể xác định được ngay đây là TCBC đến từ đơn vị nào.

2. Tên văn bản THÔNG CÁO BÁO CHÍ: Cần ghi rõ thể loại là THÔNG CÁO BÁO CHÍ, không ghi chung chung là thông tin hoặc nội dung chương trình. Dùng chữ in có gạch dưới và bên lề trái.

3. Tiêu đề: Khái quát nội dung chính của TCBC. Tiêu đề nên được viết chữ in hoa, bôi đậm, cỡ chữ lớn hơn phần nội dung. Ví dụ trên là TCBC cho một chương trình nằm trong một chuỗi, tiêu đề sẽ bao gồm tên chuỗi chương trình + tên chương trình con.

4. Thời gian, địa điểm ra thông báo. Có 2 cách: Dòng thời gian, địa điểm bắt đầu đoạn một của TCBC. Một dòng in nghiêng, phía dưới bên phải tiêu đề. Thời gian, địa điểm đơn giản là thành phố nơi TCBC được viết và thời gian viết TCBC.

5. Nội dung chính: Thường gồm 4 đoạn:

♦Đoạn 1: Tóm tắt tất cả thông tin chính, cung cấp các thông tin trả lời cho câu hỏi: Who, When, Where, What. VD: Vào lúc 8 giờ sáng Chủ nhật ngày 18/11/2012, Tổ chức thanh niên Vì tương lai xanh của bé – Green Future Of Children (GFOC) sẽ khai mạc chương trình đầu tiên trong chuỗi chương trình Ngũ hành: “GFOC phiêu lưu kí” mang tên Ngày Kim – “Rô-bốt xanh biến hình”. Chương trình diễn ra với sự tham gia của 40 em học sinh lớp 4 thuộc trường tiểu học Nguyễn Bỉnh Khiêm (2Bis, Nguyễn Bỉnh Khiêm, P. Bến Nghé, Quận 1, Tp. Hồ Chí Minh).

♦Đoạn 2: Nêu các chi tiết, hoạt động quan trọng của sự kiện. Trả lời cho câu hỏi Which, How. Ví dụ: Trong ngày Kim các em học sinh sẽ được tham gia vào các trò chơi như “Kim loại trốn ở đâu”, “Truyền âm”, vở kịch “Cứu lấy thế giới tương lai” nhằm mục đích hướng dẫn các em ý thức hơn về môi trường và hậu quả của việc khai thác tài nguyên thiên nhiên quá mức. Các em còn được hướng dẫn về các cách đơn giản để bảo vệ các vật dụng bằng kim loại trong gia đình cũng như biết cách phân loại rác thải.

♦Đoạn 3: Trích dẫn câu nói của người có chức vụ quan trọng trong sự kiện. Câu trích dẫn phải liên quan đến nội dung TCBC. Đẩy thông tin một cách khéo léo vào phần trích dẫn. Trả lời cho câu hỏi Why, phần này mình thường hỏi bạn Trưởng BTC về lý do thực hiện chương trình hoặc ý nghĩa, tác động mà chương trình mang lại.

♦Đoạn 4: Kết thúc bằng cách nhắc lại tiêu đề hoặc thông tin thêm về sự kiện: VD: Bên cạnh những hoạt động chính, GFOC triển khai hoạt động song song với chuỗi Ngũ hành –  “Nhật kí xanh”: giúp các em ghi chép lại những việc làm bảo vệ môi trường của mình và những người xung quanh đồng thời kêu gọi sự tham gia của phụ huynh trong việc hình thành ý thức sống xanh cho các em ngay từ khi các em còn bé.

6. Thông tin về chương trình: Bao gồm tên, lĩnh vực hoạt động, tóm tắt số lượng dự án đã thực hiện và thành công nổi bật.

7. Thông tin liên hệ: Phần này là thông tin của người đại diện truyền thông, người mà báo chí sẽ liên hệ khi cần trao đổi thông tin. Bao gồm: Tên, chức vụ, SĐT, email, địa chỉ fanpage/website của tổ chức, CLB. Đây là TCBC trước sự kiện, các bạn có thể viết TCBC sau sự kiện (cách viết tương tự) để gửi cho PV nhằm mục đích: cung cấp thêm thông tin về sự kiện, gợi nhắc và cám ơn về sự tham gia của PV trong sự kiện, cung cấp thông tin cho các PV không tham gia được sự kiện (giả sử bài về sự kiện của bạn không được đăng nhưng bạn cũng đã kết nối và thông tin về sự kiện tới PV, từ đó họ có thể nắm bắt được thường xuyên hoạt động trong tổ chức của bạn).

Theo Đỗ Hồng Ngọc